الأنظمة المحوسبة
 

نبذة عن الأنظمة المحوسبة:

تدير العمادة عملها اليومي بالاستناد إلى العديد من الأنظمة المحوسبة، ومنها الأنظمة الآتية:

نظام متابعة الخريجين- بوابة "خريجو الجامعة:

انطلاقاً من رؤية جامعة القدس المفتوحة وفلسفتها في إدارة ومتابعة الخريجين، وفي ظل التطور التكنولوجي الكبير الذي يشهده العصر الحديث، كانت الجامعة الرائدة والسباقة في إنشاء وتطوير نظام محوسب لإدارة خريجيها ومتابعتهم، إذ تمتلك نظاماً محوسباً لهذا الغرض ضمن بوابة "خريجو الجامعة" على الموقع الإلكتروني الرئيس، وتقدم العديد من الخدمات المتميزة للخريجين، من الإعلان عن الدورات التدريبية المتخصصة، والوظائف الشاغرة في السوق المحلية، ومنح الدراسات العليا في مجال الماجستير والدكتوراه، ونشر العديد من المقالات والدراسات التي تسهم إسهاماً فاعلاً في زيادة الوعي لدى خريجي الجامعة.

وتقوم وحدة متابعة الخريجين بتحديث بيانات التواصل مع خريجي الجامعة بشكل دؤوب ومستمر من خلال حساب مخصص لكل خريج، بحيث يمكنه من تحديث بياناته والدخول إلى بوابة "خريجو الجامعة" والاستفادة من الخدمات المقدمة، وإصدار كشوفات بيانات الخريجين ومعلومات التواصل معهم، وإرسالها لمؤسسات المجتمع عند الطلب للمساهمة في توفير فرص عمل دائمة أو جزئية أو فرص تدريبية لهم. ومن خلال النظام المحوسب تقوم الوحدة بإصدار العديد من التقارير حول إحصائيات الخريجين وأعدادهم للجهات ذات الاختصاص وأصحاب القرار.

كما يوفر النظام المحوسب العديد من الخدمات المميزة في مجال متابعة أعمال منسقي متابعة الخريجين في الفروع، ودليل متكامل للمؤسسات وبيانات التواصل معها ومراسلتها.



نظام الأنشطة الطلابية اللامنهجية:
استحدث قسم الأنشطة الطلابية نظاماً خاصاً بالأنشطة الطلابية اللامنهجية وما يندرج ضمن مسؤولياته الخاصة كالمصروفات المالية الخاصة بمجالس الطلبة، وأعضاء مجالس الطلبة، والمواهب الطلابية، وذوي الإعاقة، والأسرى، والعمل التطوعي، وشكاوى الطلبة ومقترحاتهم الهادفة إلى تنظيم عملية الأنشطة الطلابية وإدارتها في فروع الجامعة كافة، والحصول على المعلومات بدقة، وأسرع وقت ممكن.

نظام المنح والمساعدات المالية والقروض:
دأبت عمادة شؤون الطلبة على إدارة هذه المنح ومتابعة تنفيذها، من خلال توفير نظام للمنح والمساعدات المالية الداخلية والخارجية، وأوجدت آليات ومعايير تضبط هذه المساعدات. وحرصت العمادة على تطوير هذه الآليات للتوافق مع آليات الجودة، من خلال ضبطها بمجموعة من الأنظمة والقوانين الخاصة بكل منحة، وحوسبتها ابتداء من تعبئة طلبات الترشح الإلكترونية وما يتبعها من اختيار الطلبة المستفيدين بشكل إلكتروني. وتستند عملية اختيار الطلبة المستفيدين إلى عدة معايير أساسية تحدد من خلالها مدى حاجة الطالب المرشح للاستفادة منها؛ وتحدد الدرجة الخاصة بكل معيار وفقاً للمعلومات التي عبأها الطالب المرشح في الاستبانة الإلكترونية، وتعد نتيجة هذه المعايير شرطاً أساسياً يحدد من خلاله حصول الطالب على منحتي الأخوة والأزواج أم لا. أما في منحة صندوق الطالب المحتاج فتعد نتائج تلك المعايير استرشاديه تساعد لجنة المسح الاجتماعي في اختيار الطلبة المستفيدين. ويستكمل هذا الجهد بعملية مسح ميداني دقيق من خلال زيارات ميدانية مباشرة لعيّنة من الطلبة المرشحين للتأكد من صحة المعلومات المعبأة في الاستبانة، كما يساعد النظام المحوسب موظفي أقسام شؤون الطلبة على استخراج تقارير المنح المختلفة بسرعة ودقة.

نظام متابعة شكاوى الطلبة واقتراحاتهم المحوسب:
من منطلق الشفافية في تقديم الخدمات للطلبة والوقوف على درجة الرضا لديهم تجاه هذه الخدمات، وما قد يواجههم من معوقات أو مشكلات، حرصت عمادة شؤون الطلبة على توفير خدمة تقديم الشكوى من الطالب في مجالات الخدمة كافة: الأكاديمية، والإدارية، والمالية، وفي العديد من الحالات، بحيث يتسنى للطالب تقديم الشكوى عبر البوابة الأكاديمية، وضمن آليات محددة تخضع لإجراءات الجودة، ثم تنتهي بإفادة الطالب بالمعلومة المتكاملة، أو تحقيق مطلبه إذا كان ذلك حقاً من حقوقه. وتهدف هذه الخدمة إلى ضبط ومتابعة شكاوى الطلبة وآرائهم، والعمل على تحقيق متطلباتهم وحل مشكلاتهم في الفروع والمراكز الدراسية كافة، بما يحقق مصلحتهم التي هي الهدف الأسمى للجامعة وطواقمها الإدارية والأكاديمية. ويجري كل ذلك ضمن إطار منظم، ووفقاً للأسس والمناهج العلمية السليمة التي تنسجم والواقع الأكاديمي للجامعة، فهي خدمة استحدثت مع بداية الفصل الأول من العام (2006/2007) انطلاقاً من واقع اتساع رقعة الجامعة والزيادة المطردة في أعداد الطلبة، وما يفرضه هذا الواقع من تحديات ومسؤوليات على الجامعة وطواقمها المختلفة وكذلك على الطلبة، وهي تشمل جميع الآراء والمقترحات والمستلزمات والشكاوى التي يرغب الطالب بإيصالها لذوي الاختصاص، من أجل الرقي بالواقع الطلابي والأكاديمي على حد سواء، وسير العملية التعليمية كما ينبغي لها أن تكون، وعدم الإغفال أو التغاضي عن أي من الحيثيات التي تواجه الطلبة.

نظام العمل التطوعي:
تنفيذاً لقرار مجلس الجامعة باعتماد (العمل التطوعي) متطلباً إجبارياً لتخرج الطلبة من دون ساعات معتمدة، الذي ينفذ فيه الطالب ما مجموعه (50) ساعة عمل مجتمعي خلال فترة وجوده في الجامعة، ضمن آليات وإجراءات وضعت لتنفيذ الساعات المطلوبة من العمل التطوعي- بني برنامج محوسب لمتابعة تنفيذ العمل التطوعي من قبل الطلبة، وتضمن توضيحاً لنظام العمل التطوعي، وإجراءاته، وشروط تنفيذه، وربطه بنظام القبول والتسجيل الامتحانات، تشرف عليه وتديره عمادة شؤون الطلبة من خلال أقسامها في الفروع التعليمية. ويبدأ تنفيذ العمل التطوعي من خلال إعلان أقسام شؤون الطلبة عن العمل التطوعي المطلوب عبر النظام المحوسب سواء أكان العمل التطوعي داخل الجامعة أم خارجها، ليسجل الطالب به من خلال حسابه عبر البوابة الأكاديمية، ليتم استخراج قوائم الطلبة المسجلين والتقارير اللازمة لتنفيذ العمل التطوعي، واحتساب الساعات المطلوبة بعد تنفيذ العمل المطلوب بحسب التقارير الواردة والإجراء التقويمي لأداء الطلبة المتطوعين، وإدخال هذه الساعات دورياً إلى ملف الطلبة لدى عمادة القبول والتسجيل والامتحانات.

نظام متابعة الخريجين التابع لوزارة التعليم العالي والبحث العلمي Graduate Tracking System (GTS):

أنشأت وزارة التعليم العالي والبحث العلمي، من خلال شركة (نيو سوفت) للبرمجة، وبمنحة من البنك الدولي، نظاماً لمتابعة الخريجين في مؤسسات التعليم العالي (GTS)، الذي يقوم على نشر ثلاث استبانات وطنية (استبانة في مرحلة ما قبل التخرج، واستبانة مع بعد التخرج، واستبانة أرباب العمل)، وذلك للحصول على بيانات من خريجي مؤسسات التعليم العالي وأرباب العمل، من أجل تحليلها وإعداد التقارير اللازمة على مستوى الجامعات والكليات والأقسام، ما يساعد صناع القرار على تطوير البرامج الدراسية، ورسم الخطط المستقبلية، والبحث في البرامج الأكاديمية التي يختارها الطلبة، وتحليل خصائص الخريجين، وتطوير مهارتهم وقدراتهم بما يتناسب مع متطلبات سوق العمل والفرص المهنية المطلوبة، وتقوية قدرات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي والهيئة الوطنية للاعتماد والجودة في التعليم العالي على جمع واستخدام المعلومات التي تجمعها مؤسسات التعليم العالي لمساندة عملية صياغة السياسات وتنفيذها، ورصد عملية انتقال خريجي هذه المؤسسات من برامج التعليم العالي إلى سوق العمل.