نبذة عن الأنظمة المحوسبة:
تدير العمادة عملها اليومي بالاستناد إلى العديد من الأنظمة المحوسبة، ومنها الأنظمة الآتية:
انطلاقاً من رؤية جامعة القدس المفتوحة وفلسفتها في إدارة ومتابعة الخريجين، وفي ظل التطور التكنولوجي الكبير الذي يشهده العصر الحديث، كانت الجامعة الرائدة والسباقة في إنشاء وتطوير نظام محوسب لإدارة خريجيها ومتابعتهم، إذ تمتلك نظاماً محوسباً لهذا الغرض ضمن بوابة "خريجو الجامعة" على الموقع الإلكتروني الرئيس، وتقدم العديد من الخدمات المتميزة للخريجين، من الإعلان عن الدورات التدريبية المتخصصة، والوظائف الشاغرة في السوق المحلية، ومنح الدراسات العليا في مجال الماجستير والدكتوراه، ونشر العديد من المقالات والدراسات التي تسهم إسهاماً فاعلاً في زيادة الوعي لدى خريجي الجامعة.
وتقوم وحدة متابعة الخريجين بتحديث بيانات التواصل مع خريجي الجامعة بشكل دؤوب ومستمر من خلال حساب مخصص لكل خريج، بحيث يمكنه من تحديث بياناته والدخول إلى بوابة "خريجو الجامعة" والاستفادة من الخدمات المقدمة، وإصدار كشوفات بيانات الخريجين ومعلومات التواصل معهم، وإرسالها لمؤسسات المجتمع عند الطلب للمساهمة في توفير فرص عمل دائمة أو جزئية أو فرص تدريبية لهم. ومن خلال النظام المحوسب تقوم الوحدة بإصدار العديد من التقارير حول إحصائيات الخريجين وأعدادهم للجهات ذات الاختصاص وأصحاب القرار.
كما يوفر النظام المحوسب العديد من الخدمات المميزة في مجال متابعة أعمال منسقي متابعة الخريجين في الفروع، ودليلاً متكاملاً للمؤسسات وبيانات التواصل معها ومراسلتها.
- نظام الأنشطة الطلابية اللامنهجية:
استحدث قسم الأنشطة الطلابية نظاماً خاصاً بالأنشطة الطلابية اللامنهجية وما يندرج ضمن مسؤولياته الخاصة كالمصروفات المالية الخاصة بمجالس الطلبة، وأعضاء مجالس الطلبة، والمواهب الطلابية، وذوي الإعاقة، والأسرى، والعمل التطوعي، وشكاوى الطلبة ومقترحاتهم الهادفة إلى تنظيم عملية الأنشطة الطلابية وإدارتها في فروع الجامعة كافة، والحصول على المعلومات بدقة، وأسرع وقت ممكن.
- نظام المنح والمساعدات المالية والقروض:
دأبت عمادة شؤون الطلبة على إدارة هذه المنح ومتابعة تنفيذها، من خلال توفير نظام للمنح والمساعدات المالية الداخلية والخارجية، وأوجدت آليات ومعايير تضبط هذه المساعدات. وحرصت العمادة على تطوير هذه الآليات للتوافق مع آليات الجودة، من خلال ضبطها بمجموعة من الأنظمة والقوانين الخاصة بكل منحة، وحوسبتها ابتداء من تعبئة طلبات الترشح الإلكترونية وما يتبعها من اختيار الطلبة المستفيدين بشكل إلكتروني. وتستند عملية اختيار الطلبة المستفيدين إلى عدة معايير أساسية تحدد من خلالها مدى حاجة الطالب المرشح للاستفادة منها؛ وتحدد الدرجة الخاصة بكل معيار وفقاً للمعلومات التي عبأها الطالب المرشح في الاستبانة الإلكترونية، وتعد نتيجة هذه المعايير شرطاً أساسياً يحدد من خلاله حصول الطالب على منحتي الأخوة والأزواج أم لا. أما في منحة صندوق الطالب المحتاج فتعد نتائج تلك المعايير استرشادية تساعد لجنة المسح الاجتماعي في اختيار الطلبة المستفيدين. ويستكمل هذا الجهد بعملية مسح ميداني دقيق من خلال زيارات ميدانية مباشرة لعيّنة من الطلبة المرشحين للتأكد من صحة المعلومات المعبأة في الاستبانة، كما يساعد النظام المحوسب موظفي أقسام شؤون الطلبة على استخراج تقارير المنح المختلفة بسرعة ودقة.
- نظام متابعة شكاوى الطلبة ومقترحاتهم المحوسب:
من منطلق الشفافية في تقديم الخدمات للطلبة والوقوف على درجة الرضا لديهم تجاه هذه الخدمات، وما قد يواجههم من مشكلات أو معيقات، حرصت عمادة شؤون الطلبة على توفير خدمة تقديم الشكاوى/ والمقترحات من الطلبة في مجالات الخدمة كافة، الإدارية، والمالية، والأكاديمية، والاجتماعية والنفسية، وغيرها؛ بحيث يتسنى للطالب تقديم الشكوى/ والمقترح عبر حسابه على البوابة الأكاديمية وفي أي وقت وأينما كان متواجداً، وضمن آليات محددة تخضع لإجراءات ضبط الجودة، وتنتهي بإفادة الطالب بالمعلومة المتكاملة، أو تحقيق مطلبه إذا كان ذلك حقاً من حقوقه، فهي خدمة اسـتحدثت مع بداية الفصل الدراسي الأول من العام 2021-2022، وانطلاقاً من واقع اتساع رقعة الجامعة والزيادة المطردة في أعداد الطلبة، وما يفرضـه هذا الواقع من تحديات ومسؤوليات على الجامعة وطواقمها المختلفة، وكذلك على الطلبة.
- نظام العمل التطوعي:
تنفيذاً لقرار مجلس الجامعة باعتماد "العمل التطوعي" متطلباً إجبارياً لتخرج الطلبة بدون ساعات معتمدة، الذي ينفذ فيه الطالب ما مجموعه (50) ساعة عمل مجتمعي خلال فترة وجوده في الجامعة ضمن آليات وإجراءات وضعت لتنفيذ الساعات المطلوبة من العمل التطوعي، فقد بني برنامج محوسب لمتابعة تنفيذ العمل التطوعي من قبل الطلبة، تضمن توضيحاً لنظام العمل التطوعي، وإجراءاته، وشروط تنفيذه، وربطه بنظام القبول والتسجيل الامتحانات، وتشرف عليه وتديره عمادة شؤون الطلبة من خلال أقسامها في الفروع التعليمية. ويبدأ تنفيذ العمل التطوعي من خلال إعلان أقسام شؤون الطلبة عن العمل التطوعي المطلوب عبر النظام المحوسب، سواءً أكان العمل التطوعي داخل الجامعة أم خارجها، ليسجل الطالب به من خلال حسابه عبر البوابة الأكاديمية، ثم استخراج قوائم الطلبة المسجلين والتقارير اللازمة لتنفيذ العمل التطوعي واحتساب الساعات المطلوبة بعد تنفيذ العمل المطلوب بحسب التقارير الواردة والإجراء التقويمي لأداء الطلبة المتطوعين، وإدخال هذه الساعات دورياً إلى ملف الطلبة لدى عمادة القبول والتسجيل والامتحانات.
أنشأت وزارة التعليم العالي والبحث العلمي، وبمنحة من البنك الدولي، نظاماً لمتابعة الخريجين في مؤسسات التعليم العالي (GTS)، الذي يقوم على نشر ثلاث استبانات وطنية (استبانة في مرحلة ما قبل التخرج، واستبانة مع بعد التخرج، واستبانة أرباب العمل)، وذلك للحصول على بيانات من خريجي مؤسسات التعليم العالي وأرباب العمل، من أجل تحليلها وإعداد التقارير اللازمة على مستوى الجامعات والكليات والأقسام، ما يساعد صناع القرار على تطوير البرامج الدراسية، ورسم الخطط المستقبلية، والبحث في البرامج الأكاديمية التي يختارها الطلبة، وتحليل خصائص الخريجين، وتطوير مهارتهم وقدراتهم بما يتناسب مع متطلبات سوق العمل والفرص المهنية المطلوبة، وتقوية قدرات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي والهيئة الوطنية للاعتماد والجودة في التعليم العالي على جمع واستخدام المعلومات التي تجمعها مؤسسات التعليم العالي لمساندة عملية صياغة السياسات وتنفيذها، ورصد عملية انتقال خريجي هذه المؤسسات من برامج التعليم العالي إلى سوق العمل.
- نظام الدراسات المسحية لقياس رضا المشغلين عن خريجي الجامعة:
استحدثت عمادة شؤون الطلبة نظاماً محوسباً لقياس رضا المشغلين عن خريجي الجامعة، وذلك تماشياً مع خططها الإستراتيجية، بهدف قياس درجة الرضا لديهم عن أداء خريجيها، واقتراحاتهم لتحقيق رسالة الجامعة المتمثلة في إعداد خريجين مؤهلين لتلبية حاجات المجتمع، قادرين على المنافسة في سوق العمل المحلي والإقليمي، والإسهام الفاعل والمتميز في مجال البحث العلميّ، وبناء القدرات التقنية والبشرية، من خلال تقديم برامج تعليمية وتدريبية على وفق أفضل ممارسات التعليم المفتوح وأساليب التعليم المدمج، وتعزيز بيئة البحث العلميّ في إطار من التفاعل المجتمعي والتعاون والشراكة وتبادل الخبرات مع الأطراف المعنية كافة، مع مراعاة أحدث معايير الجودة والتميز، إضافة إلى إثراء قاعدة البيانات الخاصة بالمؤسسات الموجودة على النظام المحوسب الخاص بمتابعة الخريجين.
- نظام قياس رضا الطلبة:
ضمن سعي عمادة شؤون الطلبة الدؤوب لتطوير وتحسين الخدمات المقدمة لطلبة الجامعة، وتماشياً مع خططها الإستراتيجية، وتحقيقاً لرسالتها في توفير خدمات متكاملة للطلبة للوصول إلى مستوى مناسب من التكيف والدافعية والانتماء، وإعطاء الأولوية للدور الوقائي والنمائي ضمن آلية عمل متطورة ومتجددة، استحدثت العمادة نظاماً محوسباً لقياس رضا الطلبة عن الخدمات المقدمة للطلبة بالجامعة في العديد من المجالات منها (البنية التحتية ومصادر التعلم، والتقويم والامتحانات، والشؤون الأكاديمية، وشؤون الطلبة، وشؤون التسجيل، والشؤون المالية)، إذ إن التغذية الراجعة من قبل الطلبة في غاية الأهمية، وسيستفاد منها في تقويم السياسات والخدمات المقدمة لهم، وتمكين الجهات ذات العلافة بالجامعة من تلبية احتياجاتهم خلال مسيرتهم التعليمية، وتوفير البيئة التعليمية الأمثل لهم، انطلاقاً من تعزيز جوانب القوة وتحديد الجوانب التي بحاجة إلى تحسين وتطوير.