الأنظمة المحوسبة
 

لمحة عن الأنظمة المحوسبة:

تدير العمادة عملها اليومي بالاستناد إلى العديد من الأنظمة المحوسبة، ومنها الأنظمة الآتية:

نظام متابعة الخريجين:
انطلاقاً من رؤية جامعة القدس المفتوحة وفلسفتها في إدارة الخريجين ومتابعتهم ، وفي ظل التطور التكنولوجي الكبير الذي يشهده العصر الحديث، كانت الجامعة الرائدة والسباقة في إنشاء وتطوير نظام محوسب لإدارة خريجيها ومتابعتهم، إذ تمتلك نظاماً محوسباً لهذا الغرض ضمن بوابة "خريجو الجامعة" على الموقع الإلكتروني الرئيس، وتقدم العديد من الخدمات المتميزة للخريجين، من الإعلان عن الدورات التدريبية المتخصصة، والوظائف الشاغرة في السوق المحلية، ومنح الدراسات العليا في مجال الماجستير والدكتوراه، ونشر العديد من المقالات والدراسات التي تسهم إسهاماً فاعلاً في زيادة الوعي لدى خريجي الجامعة.

وتقوم وحدة متابعة الخريجين بتحديث بيانات التواصل مع خريجي الجامعة بشكل دؤوب ومستمر من خلال حساب مخصص لكل خريج، بحيث يمكنه من تحديث بياناته والدخول إلى بوابة "خريجو الجامعة" والاستفادة من الخدمات المقدمة، وإصدار كشوفات بيانات الخريجين ومعلومات التواصل معهم، وإرسالها لمؤسسات المجتمع عند الطلب للمساهمة في توفير فرص عمل دائمة أو جزئية أو فرص تدريبية لهم. ومن خلال النظام المحوسب تقوم الوحدة بإصدار العديد من التقارير حول إحصائيات الخريجين وأعدادهم للجهات ذات الاختصاص وأصحاب القرار.

كما يوفر النظام المحوسب العديد من الخدمات المميزة في مجال متابعة أعمال منسقي متابعة الخريجين في الفروع، ودليل متكامل للمؤسسات وبيانات التواصل معها ومراسلتها.

نظام الأنشطة الطلابية اللامنهجية:
استحدث قسم الأنشطة الطلابية نظاماً خاصاً بالأنشطة الطلابية اللامنهجية وما يندرج ضمن مسؤولياته الخاصة كالمصروفات المالية الخاصة بمجالس الطلبة وأعضاء مجالس الطلبة، والمواهب الطلابية، وذوي الإعاقة، والأسرى، والعمل التطوعي، وشكاوى الطلبة ومقترحاتهم الهادفة إلى تنظيم عملية الأنشطة الطلابية وإدارتها في فروع الجامعة كافة، والحصول على المعلومات بدقة وأسرع وقت ممكن.

نظام المنح والمساعدات المالية والقروض:
دأبت عمادة شؤون الطلبة على إدارة هذه المنح ومتابعة تنفيذها، من خلال توفير نظام للمنح والمساعدات المالية الداخلية والخارجية، وأوجدت آليات ومعايير تضبط هذه المساعدات. وحرصت على تطوير هذه الآليات للتوافق مع آليات الجودة، من خلال ضبطها بمجموعة من الأنظمة والقوانين الخاصة بكل منحة، وحوسبتها ابتداء من تعبئة طلبات الترشح الإلكترونية وما يتبعها من اختيار الطلبة المستفيدين بشكل إلكتروني. وتستند عملية اختيار الطلبة المستفيدين إلى عدة معايير أساسية تحدد من خلالها مدى حاجة الطالب المرشح للاستفادة منها؛ وتحدد الدرجة الخاصة بكل معيار وفقاً للمعلومات التي عبأها الطالب المرشح في الاستبانة الإلكترونية، وتعد نتيجة هذه المعايير شرطاً أساسياً يحدد من خلاله حصول الطالب على منحتي الأخوة والأزواج أم لا. أما في منحة صندوق الطالب المحتاج فتعد نتائج تلك المعايير استرشادية تساعد لجنة المسح الاجتماعي في اختيار الطلبة المستفيدين. ويستكمل هذا الجهد بعملية مسح ميداني دقيق من خلال زيارات ميدانية مباشرة لعيّنة من الطلبة المرشحين للتأكد من صحة المعلومات المعبأة في الاستبانة، كما يساعد النظام المحوسب موظفي أقسام شؤون الطلبة على استخراج تقارير المنح المختلفة بسرعة ودقة.

نظام متابعة شكاوى الطلبة واقتراحاتهم المحوسب:
من منطلق الشفافية في تقديم الخدمات للطلبة والوقوف على درجة الرضا لديهم تجاه هذه الخدمات، وما قد يواجههم من معوقات أو مشكلات، حرصت عمادة شؤون الطلبة على توفير خدمة تقديم الشكوى من الطالب في مجالات الخدمة كافة: الأكاديمية، والإدارية، والمالية، بحيث يتسنى للطالب تقديم الشكوى عبر البوابة الأكاديمية أنى وجد، وضمن آليات محددة تخضع لإجراءات الجودة، ثم تنتهي بإفادة الطالب بالمعلومة المتكاملة، أو تحقيق مطلبه إذا كان ذلك حقاً من حقوقه. وتهدف هذه الخدمة إلى ضبط ومتابعة وشكاوى الطلبة وآرائهم، والعمل على تحقيق متطلباتهم وحل مشكلاتهم في الفروع والمراكز الدراسية كافة، بما يحقق مصلحتهم التي هي الهدف الأسمى للجامعة وطواقمها الإدارية والأكاديمية. ويجري كل ذلك ضمن إطار منظم، ووفقاً للأسس والمناهج العلمية السليمة التي تنسجم والواقع الأكاديمي للجامعة، فهي خدمة استحدثت مع بداية الفصل الأول من العام (2006/2007) انطلاقاً من واقع اتساع رقعة الجامعة والزيادة المطردة في أعداد الطلبة، وما يفرضه هذا الواقع من تحديات ومسؤوليات على الجامعة وطواقمها المختلفة وكذلك على الطلبة، وهذه تشمل جميع الآراء والمقترحات والمستلزمات والشكاوى التي يرغب الطالب بإيصالها لذوي الاختصاص، من أجل الرقي بالواقع الطلابي والأكاديمي على حد سواء، وسير العملية التعليمية كما ينبغي لها أن تكون، وعدم الإغفال أو التغاضي عن أي من الحيثيات التي تواجه الطلبة.

نظام العمل التطوعي:
أقرت جامعة القدس المفتوحة، وبناءً على قرار مجلس الجامعة في جلسته رقم (365)، المنعقدة بتاريخ 14/06/2010م، اعتماد (العمل التطوعي) متطلباً إجبارياً لتخريج الطلبة، إذ يطلب من كل طالب أن ينفذ ما مجموعه (50) ساعة عمل مجتمعي خلال فترة وجوده في الجامعة، ضمن آليات وإجراءات وضعت لتنفيذ الساعات المطلوبة من العمل التطوعي، بحيث يبدأ تنفيذ هذه الساعات التطوعية من الفصل الأول لالتحاق الطالب بالجامعة وحتى فصل التخرج، ثم إدخال هذه الساعات دورياً إلى ملف الطالب لدى عمادة القبول والتسجيل والامتحانات. وتشرف على هذا النشاط وتديره عمادة شؤون الطلبة من خلال أقسامها في فروع الجامعة التعليمية. ويأخذ تطبيق العمل التطوعي وتنفيذه في جامعة القدس المفتوحة مسارين، أولهما تقديم خدمات تطوعية بالتعاون والتنسيق مع مؤسسات المجتمع المحلي بقطاعاتها العامة والأهلية، إسهاماً منها في تحقيق التكافل والتكامل معها، وتحقيقاً لمبدأ التفاعل الإيجابي بين المواطنين والبيئة المجتمعية، وبما يضمن السعي لتقديم خدمات مميزة وذات طابع إنساني. والمسار الآخر تقديم خدمات وأنشطة تطوعية داخل أروقة الجامعة، كالمشاركة في المؤتمرات والندوات والمهرجانات، إضافة إلى حملات التبرع بالدم، وقطف الزيتون، وحملات حماية البيئة كالزراعة والتشجير، وغيرها، وتلك تنفذ بشكل فردي أو جماعي خلال حملات ونشاطات معينة، وضمن إجراء تقويمي لأداء الطالب ينعكس على احتساب العمل كساعات عمل تطوعي. ويحق للطالب الموظف ومن هو على رأس عمله، أن ينفذ ساعات العمل التطوعي في مكان عمله كإضافة على التزاماته خارج ساعات العمل الرسمي، وفي مجال مغاير لمجال عمله بالتنسيق مع مؤسسته.

نظام متابعة الخريجين التابع لوزارة التربية والتعليم العالي Graduate Tracking System (GTS):
أنشأت وزارة التربية والتعليم، من خلال شركة (نيو سوفت) للبرمجة، وبمنحة من البنك الدولي، نظاماً لمتابعة الخريجين في مؤسسات التعليم العالي (GTS)، الذي يقوم على نشر ثلاث استبانات وطنية (استبانة في مرحلة ما قبل التخرج، واستبانة مع بعد التخرج، واستبانة أرباب العمل)، وذلك للحصول على بيانات من خريجي مؤسسات التعليم العالي وأرباب العمل، من أجل تحليلها وإعداد التقارير اللازمة على مستوى الجامعات والكليات والأقسام، ما يساعد صناع القرار على تطوير البرامج الدراسية، ورسم الخطط المستقبلية، والبحث في البرامج الأكاديمية التي يختارها الطلاب، وتحليل خصائص الخريجين، وتطوير مهارتهم وقدراتهم بما يتناسب مع متطلبات سوق العمل والفرص المهنية المطلوبة، وتقوية قدرات وزارة التربية التعليم العالي والهيئة الوطنية للاعتماد والجودة في التعليم العالي على جمع واستخدام المعلومات التي تجمعها مؤسسات التعليم العالي لمساندة عملية صياغة السياسات وتنفيذها، ورصد عملية انتقال خريجي هذه المؤسسات من برامج التعليم العالي إلى سوق العمل.