أقسام الدائرة
 

تعدّ دائرة العلاقات العامة مركز التواصل مع المجتمع الداخلي والمحلي، ومنبر المعلومات، ورائدة التواصل الإلكتروني والترويجي. وتتبع الدائرة مباشرة لرئيس الجامعة، وتتكون من أربعة أقسام مختلفة بالإضافة إلى جهات مساندة أخرى. ويختص كل قسم بمتابعة جانب معين لتعزيز صورة الجامعة وأدائها داخليا ومحليا.

  1. قسم العلاقات الداخلية والمحلية
    يقوم قسم العلاقات الداخلية والمحلية بعمل النشاطات الآتية:

    فيما يخص التصميم والطباعة
    • تصميم البروشورات الخاصة بالكليات المختلفة لترويج برامجها التعليمية.
    • تقديم المساعدة وتخطيط الأمور المهمة الخاصة بترويج الجامعة.
    • تصميم ونشر التقرير السنوي الذي يجسد إنجازات الجامعة خلال السنة باللغتين العربية والإنجليزية.
    • تصميم ونشر مجلة العلاقات العامة (PR Gazette) الترويجية باللغتين العربية والإنجليزية.

    فيما يخص التواصل الداخلي
    • تقديم النصائح للأفراد والدوائر والوحدات فيما يتعلق بالأمور اللوجستية ووسائل التواصل المختلفة.
    • التواصل المستمر مع الجهات المختلفة في الجامعة لتحصيل وتبادل المعلومات، والموارد، وأفضل الممارسات الترويجية.
    • تنسيق الزيارات من وإلى مكتب رئيس الجامعة بما يتطلب من حجز قاعة الاجتماعات، والضيافة، والمبيت، الخ.
    • العمل بالشراكة مع الجهات ذات العلاقة في الجامعة لتجهيز الاتفاقيات ومذكرات التفاهم المختلفة.
    • متابعة المراسلات عبر البريد الإلكتروني والفاكس واطلاع رئيس الجامعة عليها وتحويلها إلى الجهات المعنية في الجامعة.
    • متابعة منسقي العلاقات العامة المنتشرين في فروع الجامعة في الوطن.
    • تجهيز الهدايا التذكارية الخاصة بضيوف الجامعة ومكتب رئيس الجامعة.

    فيما يخص التواصل مع الجمهور المحلي
    • التواصل مع الجهات الرسمية، والقطاع الخاص، والمؤسسات المدنية، والجمهور المحلي.
    • عمل الدعوات اللازمة للجهات المعنية لحضور الفعاليات المختلفة التي تقوم بها الجامعة على مدار السنة.
    • التواصل المستمر مع الجهات التي تقوم بعمل الفعاليات المختلفة لتثبيت وجود الجامعة بينهم.
    • ترويج إنجازات الجامعة، التي يحققها الطلبة وأعضاء هيئة التدريس والموظفون محليا وعربيا ودوليا وذلك بالشراكة مع مكتب مساعد الرئيس لشؤون العلاقات الدولية.

    فيما يخص إدارة الفعاليات:
    • اتخاذ جميع التدابير التي تضمن أن تكون كل الفعاليات المخطط لها على أكمل وجه، وبجودة عالية، وأهدافها محققة.
    • العمل بالشراكة مع الدوائر والأقسام والمراكز والكليات العديدة في الجامعة لإنتاج فعاليات فريدة، وريادية، ذات طابع إيجابي، تعزز عمل الجامعة في تحفيز الطلبة وخدمة المجتمع وتبين عطاء الداعمين للجامعة.
    • تجهيز وتخطيط جميع الأمور اللوجستية بما فيها: حجز القاعة، والمبيت، والضيافة، وعمل التصاميم اللازمة، والمطبوعات، وإرسال الدعوات، والمتابعة، وغيرها من الأمور التي تُنجح الفعالية.

  2. قسم تجنيد الأموال
    يعمل قسم تجنيد الأموال على:
    • كتابة مقترحات خاصة بتجنيد الأموال للفعالية المراد تنفيذها إن لم تكن ممولة.
    • زيارة الجهات الداعمة المحلية والدولية بالشراكة مع مكتب نائب الرئيس للشؤون الدولية والجهات ذات العلاقة بالفعالية المراد تنفيذها وحثهم على دعمها ورعايتها.
    • تنفيذ نشاطات خاصة بالدائرة سنويا بهدف تجنيد الأموال لتغطية تكاليف الفعاليات الأخرى في الجامعة.

  3. قسم الصفحة الإلكترونية والتواصل الاجتماعي والترجمة

    فيما يخص التدقيق والترجمة:
    • تدقيق الملفات التي تصل دائرة العلاقات العامة من الدوائر المختلفة والموجودة على الصفحة سواء أكانت باللغة العربية و/أو اللغة الإنجليزية.
    • ترجمة محتويات الصفحة إلى اللغة الإنجليزية.
    • تدقيق الملفات الإنجليزية التي تصل دائرة العلاقات العامة من الدوائر المختلفة.
    • تقديم خدمات الترجمة باللغتين العربية والإنجليزية للجهات المختلفة في الجامعة.

    فيما يخص الصفحة الإلكترونية والتواصل الاجتماعي:
    • التواصل مع الجمهور عن طريق الصفحة الإلكترونية وصفحة الفيسبوك الخاصة دائرة العلاقات العامة كي يبقى الجمهور على اطلاع بكل المستجدات في الجامعة.
    • تنظيم عمل مجموعة من الأفلام القصيرة الترويجية الهادفة وأفلام المواد المتحركة مثل Info-graphics للصفحة الإلكترونية.
    • تحديث الموقع سنويا والتأكد من المعلومات الواردة فيه.

  4. الجهات المساندة في دائرة العلاقات العامة
    • موظف علاقات عامة: تقديم الدعم الإداري والخدماتي والتخطيط اللازم لجميع أقسام دائرة العلاقات العامة.
    • موظف المقسم: تسهيل عملية التواصل والحصول على معلومات جهات الاتصال الداخلية والخارجية.
    • المتطوعون/ المتدربون: العمل مع جميع أقسام دائرة العلاقات العامة. ويقدمون المساعدة الموكلة إليهم من مديرة الدائرة.
    • منسقو دائرة العلاقات العامة في الفروع المختلفة: وهم حلقة الوصل بين الفروع والمؤسسات المختلفة في مناطقهم.